Definisi
Laporan
Laporan adalah suatu
cara berkomunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau
suatu badan karena tanggungjawab yang diberikan kepadanya. Dapat pula dikatakan
bahwa laporan merupakan suatu macam dokumen yang menyampaikan informasi
mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselisihkan, dalam bentuk
fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dantindakan yang akan diambil.
Jenis-Jenis Laporan
·
Berdasarkan Sarana Pengungkapan
a.
Laporan Lisan
Dilakukan untuk suatu keadaan darurat yang harus segera
diketahui oleh pimpinan atau pemberi tugas, biasa dilakukan untuk
melaporkan suatu kegiatan.
b.
Laporan Tertulis
Biasanya dibuat secara finai dan ditujukan kepada atasan
menganai pelaksanaan tugas dan hasil-hasil yang dicapai. Biasanya diketik di
atas kertas HVS kuarto dan diberi sampul, lalu dibuat rangkap.
·
Berdasarkan Pengertian
a.
Laporan Data
Bertujuan memberitahukan informasi. Laporan jenis ini dapat
berisi masalah proyek atau mengenai operasi rutin.
b.
Laporan Analitik
Laporan ini tidak hanya memberikan informasi, tetapi juga
menafsirkan data sebaik mungkin. Laporan analitis masih memberitahukan
informasi, tetapi interpretasi yang diberikan sama pentingnya dengan fakta yang
masih mentah. Kesimpulan harus ditekankan, tidak disembunyikan dalam teks.
c.
Laporan Rekomendasi
Difokuskan pada aksi, dan sasaran dalam penulisan adalah
memberikan nasihat kepada seseorang untuk berbuat sesuatu. Dalam setiap kasus,
rekomendasi dipusatkan pada suatu fakta, analsis, dan penafsiran dengan suatu
cara yang mendukung rekomendasi.
·
Berdasarkan Periode
a.
Laporan Berkala
Merupakan pertanggungjawaban yang bersifat rutin dan dibuat
berkala, dua kali dalam satu tahun anggaran.
b.
Laporan Insidental
Adalah laporan yang perlu disampaikan, baik atas permintaan
atasan maupun atas prakarsa bawahan sehubungan dengan adanya kasus atau masalah
tertentu.
c.
Laporan Statistik
Adalah laporan yang baru digunakan jika data yang diolah
cukup banyak, padahal perkembangan peristiwa harus dapat diketahui secara cepat
dan tepat.
·
Berdasarkan Maksud
a.
Laporan Informatif
Laporan yang memberikan sekedar gambaran informasi mengenai
suatu keadaan agar pimpinan dapat mengikuti perkembangan yang terjadi.
b.
Laporan Eksaminasional
Laporan yang selain memberikan informasi, juga menyertakan
pendapat mengenai latar belakang informasi itu.
c.
Laporan Analitis
Laporan yang membuat sumbangan pikiran, yaitu pendapat dan
saran atas dasar analisis yang mendalam terhadap masalah yang dilaporkan.
·
Berdasarkan Ruang Lingkup
a.
Laporan Umum
Memberikan gamabaran secara menyeluruh mengenai masalah.
b.
Laporan Khusus
Laporan yang memberikan gambaran secara terinci mengenai
suatu hal yang khusus.
·
Berdasarkan Waktu
a.
Laporan Harian
Laporan yang berisi tentang prestasi dan hambatan yang
dialami pada hari itu. Laporan jenis ini penting diketahui oleh pimpinan untuk
menentukan langkah berikutnya.
b.
Laporan Mingguan
Laporan yang biasanya disampaikan setiap akhir minggu untuk
merekapitulasi jumlah hasil kegiatan selama satu minggu.
c.
Laporan Bulanan
Berisi tentang kegiatan yang telah dicapai dan hambatan
selama saru bulan.
d.
Laporan Tahunan
Umumnya berisi tentang kegiatan suatu instansi selama satu
tahun anggaran.
Ciri-ciri Laporan
1.
Bersifat objektif dan sahih yaitu
bukan tanggapan.
2.
Harus mempunyai unsure penilaian
yaitu pandangan berkaitan sesusatu isu yang hendak di laporkan.
3.
Bahan yang dilapor hendaknya
mempunyai unsur ilmiah, empiritikal dan konkrit.
4.
Fakta yang dipersembahkan hendaklah
disertai gambar, graf, jadwal, peta sehingga dapat memudahkan pemahaman pembaca.
5.
Bahasa yang digunakan hendaklah
bahasa yang sederhana dan mudah dipahami karena laporan bertujuan untuk
memperjelas fenomena yang berlaku dan memberikan kefahaman kepada pembaca.
6.
Kandungan laporan hendaknya
berdasarkan sumber yang akurat.
7.
Laporan perlu disusun secara teratur
dengan tajuk dan penomoran.
Syarat Pembuatan Laporan
·
Accuracy (Kecermatan)
Penyusun laporan harus cermat dalam melaporkan segala aspek
yang ada dalam kegiatan. Karena isi laporan adalah dasar pimpinan untuk
menentukan kebijakan yang harus diambil selanjutnya.
·
Adequacy (Kecukupan)
Memuat segala data dan informasi yang dilaporkan. Laporan
yang disusun haruslah menyeluruh untuk setiap aspek kegiatan.
·
Clarity (Kejelasan)
Laporan harus disusun dengan bahasa yang jelas, penyajian
yang tepat sehingga pimpinan tidak susah saat membaca laporan tersebut dan
segera dapat mengambil langkah jika memang ada yang perlu ditindaklanjuti dari
laporan tersebut.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar